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HORAE pour les gestionnaires de paie : un récapitulatif prêt pour la paie
HORAE est un logiciel de pointage, de planning et de congés. Pour un gestionnaire de paie, il fournit un récapitulatif du mois par salarié, des absences datées et des mois figés une fois validés. Il ne fait pas la paie.
En bref
- un récapitulatif de paie par mois, en PDF et en CSV, une ligne par salarié ;
- un récapitulatif hebdomadaire en CSV, une ligne par salarié et par semaine ;
- des heures en h:mm pour lire, et en décimales pour importer ;
- un fichier au format prévu pour Silae, Cegid Quadra Paie, Sage ou EBP, ou un CSV à vos colonnes ; la compatibilité avec votre logiciel reste à vérifier avant le premier envoi ;
- un mois validé ne bouge plus sans motif, et HORAE vous dit ce qui a changé.
Le récapitulatif
Une ligne par salarié, des colonnes séparées
Le récapitulatif du mois se télécharge en PDF pour lire, et en CSV pour importer.
Le CSV mensuel contient une ligne par salarié. Chaque durée existe en deux écritures : « 154:30 » pour lire, « 154,50 » pour importer. Les colonnes sont séparées, pour que chacune soit exploitable seule :
- Heures faites, et dans une colonne à part la part faite pendant une absence, non comptée ;
- Contrat du mois et Écart : la différence entre les heures faites et la durée au contrat ;
- Absences et fériés comptés, Congés payés en jours et par motif, Autres absences ;
- Jours fériés chômés, avec leurs dates ;
- Points à régulariser, avec leur détail, et les jours sans pointage ni absence ;
- Mois validé, Validé par, Validé le, et Chiffres modifiés depuis la validation.
Le récapitulatif hebdomadaire est un second fichier : une ligne par salarié et par semaine, avec le début et la fin de la semaine, les heures faites, le contrat de la semaine, l’écart, les jours travaillés et les absences de la semaine. Deux fichiers plutôt qu’un seul, parce qu’un logiciel de paie importe un tableau à en-tête unique, sans bloc supplémentaire.
Trajets
Les trajets, quand ils existent, en colonnes à part
Le trajet compte comme du travail ou non, selon le réglage du salarié. Le fichier le dit colonne par colonne.
Quand un salarié a des trajets dans le mois, six colonnes s’ajoutent en fin de fichier : trajets comptés comme travail, trajets hors travail, excédent de trajet, contrepartie en repos, contrepartie à payer, et trajets à vérifier. Un déplacement du domicile vers un lieu ponctuel est un déplacement professionnel, avec une contrepartie fixée par l’employeur. Les colonnes de contrepartie figurent dans le fichier pour que votre logiciel les traite.
L’export
Un fichier d’import pour votre logiciel de paie
Le responsable choisit son logiciel une fois. Ensuite, un mois s’exporte en un geste.
Le fichier contient les heures faites, les jours travaillés et les absences validées, par type, avec le matricule de chaque salarié et votre code pour chaque élément. Pour Silae, Cegid Quadra Paie, Sage 100 Paie & RH ou EBP Paie, le fichier suit la documentation publique de l’éditeur. Pour un autre logiciel, un CSV aux colonnes et au séparateur que vous choisissez.
- Un matricule absent bloque l’export, avec la liste des salariés concernés.
- Un élément sans code, ou un mois non validé, apparaît dans « À vérifier » avant l’envoi.
- « Ne pas exporter » retire l’élément du fichier.
- Les matricules gardent leurs zéros du début.
HORAE donne des faits, pas des qualifications : les heures faites et l’écart au contrat, sans taux de majoration. Votre logiciel de paie applique vos règles et votre convention. Un import d’essai, sur quelques bulletins, permet de le vérifier.
Règles datées
Un horaire change à une date, pas avant
Quand les horaires d’un salarié changent, l’ancien reste valable jusqu’à la date du changement.
Un horaire habituel se pose avec la mention « Nouvel horaire valable à partir du » et une date. Les jours passés et les mois déjà validés ne bougent pas : le récapitulatif d’un mois passé ne change pas parce que l’horaire a changé depuis. Pour le suivi au planning, « Suivre au planning à partir du » indique la date d’entrée dans le suivi.
Les règles de temps de travail se règlent dans les réglages : base du Code du travail ou valeurs personnalisées. Ce sont des avertissements, jamais des blocages.
Mois validés
Un mois validé qui ne bouge plus
Le responsable valide le mois salarié par salarié, ou plusieurs d’un coup. Le mois est alors verrouillé. Le rouvrir demande un motif, qui reste inscrit. Si un chiffre change après la validation, le récapitulatif le signale dans la colonne « Chiffres modifiés depuis la validation ».
Exemple fictif
Une ligne du récapitulatif de novembre
| Colonne | Valeur fictive |
|---|---|
| Heures faites (h:mm) | 148:45 |
| Heures faites (heures) | 148,75 |
| Contrat du mois (heures) | 151,67 |
| Écart (h:mm) | −2:55 |
| Congés payés | 5 jours |
| Mois validé | Oui |
Une salariée fictive d’une boutique de 6 salariés. Le gestionnaire importe la ligne et applique ses propres règles de paie.
Questions fréquentes
Vos questions sur les données de paie
Quels formats pour mon logiciel de paie ?
Pour Silae, Cegid Quadra Paie, Sage 100 Paie & RH et EBP Paie, le fichier suit la documentation publique de l’éditeur. Pour un autre logiciel, un CSV aux colonnes et au séparateur choisis.
Faites un premier import d’essai et vérifiez quelques bulletins avant de vous y fier.
Que se passe-t-il si un matricule manque ?
L’export est bloqué, et HORAE indique les salariés concernés. Un élément sans code de rubrique, ou un mois non validé, apparaît dans « À vérifier » avant l’envoi.
Le récapitulatif contient-il une colonne d’heures supplémentaires ?
Non. Il contient les heures faites, la durée au contrat du mois et l’écart. Les majorations et la qualification des heures restent dans votre logiciel de paie.
Les heures sont-elles en h:mm ou en décimales ?
Les deux. Chaque durée existe en h:mm, par exemple 154:30, pour la lecture, et en décimales, par exemple 154,50, pour l’import.
Les trajets apparaissent-ils dans le fichier ?
Quand un salarié a des trajets dans le mois, six colonnes s’ajoutent en fin de fichier : trajets comptés comme travail, trajets hors travail, excédent de trajet, contrepartie en repos, contrepartie à payer, et trajets à vérifier.
Pour qui
À qui s’adresse HORAE ?
Aux entreprises de quelques salariés qui pointent sur téléphone ou sur tablette, et dont le gestionnaire reçoit les heures du responsable. HORAE remplace les feuilles et les messages par un fichier par mois.
Quand HORAE n’est pas la bonne solution
HORAE ne fait pas la paie et ne produit pas de bulletin. Il ne se connecte pas directement à votre logiciel de paie : le fichier est importé. Si vous attendez une synchronisation automatique, HORAE n’en propose pas aujourd’hui.
Pour le détail des fichiers, voir la page relevé d’heures et export paie. Pour les congés et les absences qui alimentent le fichier, voir gestion des congés.
Votre client peut vous inviter comme accès comptable, et votre cabinet peut devenir partenaire : un seul espace pour toutes vos entreprises, une seule facture HORAE par mois. Voir le cabinet partenaire.
Pour aller plus loin
Les autres pages pour votre client
Captures réalisées avec des données fictives.
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