Quelle application pour faire pointer ses salariés ?

Ce guide donne des repères généraux. HORAE est un logiciel de suivi du temps de travail : pour un cas particulier, votre conseil habituel vous accompagne.

Une application de pointage doit faire cinq choses sans s’interrompre : pointer en un appui, garder chaque pointage, gérer les oublis sans les cacher, limiter la position au strict nécessaire, et produire un fichier pour la paie. Voici ce qu’il faut attendre d’elle, les questions à poser, puis ce que fait HORAE.

Ce qu’une application doit faire

Cinq attentes permettent de trier les applications sérieuses des autres. Elles concernent le salarié, le responsable et le gestionnaire de paie.

1. Pointer en un appui. Un salarié qui arrive ou qui part n’a pas le temps de chercher un bouton. Début, pause, déjeuner, reprise et fin doivent être accessibles d’un geste.
2. Garder le pointage sans réseau. Un atelier, un sous-sol, un camion : le pointage ne doit pas être perdu, et l’envoi doit se faire seul.
3. Gérer les oublis. Un salarié qui oublie de dépointer doit être rappelé, et le responsable doit voir la journée ouverte, avec l’heure prévue.
4. Limiter la position. La localisation n’est justifiée que pour le pointage lui-même, au moment de l’appui. Le suivi continu d’un salarié n’est pas nécessaire pour pointer : la Cour de cassation ne retient la géolocalisation pour la durée du travail que s’il n’existe pas d’autre moyen (Cass-17-14631).
5. Produire un fichier pour la paie. Un export mensuel, avec les corrections et le statut de chaque journée.

Les questions à se poser

Avant de choisir, posez ces questions au fournisseur, et demandez une démonstration sur le cas difficile, pas sur la journée parfaite.

• Que se passe-t-il si mon salarié pointe sans réseau, puis que le réseau revient ?
• Que devient une journée où le salarié oublie de pointer la fin ?
• Une journée qui finit après minuit reste-t-elle rattachée à la journée commencée ?
• La position est-elle enregistrée au moment de l’appui, ou suivie en continu ?
• Peut-on corriger un pointage sans effacer l’original ?
• Quel fichier sort en fin de mois, et dans quel format ?

Le cas de l’oubli, étape par étape

L’oubli est le cas le plus fréquent. Une bonne application le traite en plusieurs temps, sans rien effacer.

Moment	Ce qui se passe
Quelques heures après l’arrivée	Un rappel s’affiche dans l’application, après un délai réglable de 1 à 24 heures (14 heures par défaut pour un nouveau compte).
Journée longue	Une journée de plus de 10 heures, un seuil réglable, est signalée au responsable.
Heure limite	À 4 h du matin par défaut, la journée encore ouverte passe dans « À régulariser ».
Correction	Le responsable accepte la proposition du salarié, l’ajuste, ou saisit l’heure. L’original reste.

Ce que fait HORAE

HORAE répond à chacune de ces attentes. Le salarié pointe depuis son téléphone, ou depuis une tablette à QR code. Les fonctions utiles :

• Un appui pour chaque étape. « Commencer ma journée », « Pause », « Déjeuner », « Reprendre », « Fin de journée ». Une fin pointée par erreur peut être annulée pendant 5 minutes.
• Une journée qui finit après minuit. La journée reste rattachée jusqu’à 4 h le lendemain, une heure réglable de 0 à 12 heures.
• Un déjeuner trop court par rapport au minimum fixé (20 minutes par défaut) est signalé.
• Sans réseau. Le pointage reste sur le téléphone, puis part tout seul. Une phrase dit son état.
• La position au moment de l’appui. Elle est prise au moment de l’appui, et jamais en continu. Le site a une zone de 100 mètres par défaut, réglable. Hors zone, le pointage est accepté, avec un motif, et signalé. La position exacte est effacée au bout de 60 jours, un délai réglable.
• Un historique pour le salarié. Il voit le mois en cours et le précédent, avec ses totaux par semaine et par mois.
• Un récapitulatif par e-mail, à 8 heures, seulement s’il y a du nouveau, pour 5 adresses au plus.

Le tableur du mois sort en CSV, une ligne par jour et par salarié, avec le total de chacun, les absences et le statut de chaque journée. Le détail est sur la page relevé d’heures et export paie.

Un exemple fictif

Léa, salariée fictive d’une boutique de 6 salariés, quitte le magasin à 18 h, mais oublie de dépointer. Quelques heures plus tard, un rappel s’affiche sur son téléphone. Elle ne l’a pas vu, et la journée reste ouverte. À 4 h du matin, la journée passe dans « À régulariser ». Le responsable voit l’heure prévue au planning, propose 18 h 05 au salarié, qui accepte. La correction est inscrite, avec l’original gardé. En fin de mois, le tableur porte la journée corrigée, avec son statut dans la colonne prévue.

À qui s’adresse HORAE ?

Aux petites entreprises qui veulent une application simple pour pointer, sur téléphone ou sur tablette, avec un fichier propre pour la paie. HORAE signale, et le responsable décide : rien n’est bloqué, rien n’est payé ni retiré automatiquement.

Quand HORAE n’est pas la bonne solution

Si vous cherchez un logiciel de paie, ou un pointage par badge ou par empreinte, HORAE n’est pas le bon outil. Il ne prend pas non plus les empreintes ni les visages : aucune biométrie n’est utilisée.

Questions fréquentes

Une application de pointage fonctionne-t-elle hors ligne ?

Oui. Le pointage reste sur le téléphone, puis part tout seul dès que le réseau revient.

Que devient une journée où le salarié oublie de dépointer ?

Un rappel s’affiche dans l’application, après un délai réglable de 1 à 24 heures. À l’heure limite, 4 h du matin par défaut, la journée encore ouverte passe dans « À régulariser ».

Le responsable la corrige, et l’original reste gardé.

Une journée qui finit après minuit est-elle bien comptée ?

Oui. La journée reste rattachée jusqu’à 4 h du matin le lendemain. Cette heure limite se règle de 0 à 12 heures.

Peut-on annuler une fin de journée pointée par erreur ?

Oui. « Annuler la fin de journée » reste disponible pendant 5 minutes.

Quel fichier sort en fin de mois ?

Le tableur du mois, en CSV : une ligne par jour et par salarié, avec le total de chacun, les absences, le temps travaillé, le temps retenu, le statut, les anomalies et l’état du mois.

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