Guide
Comment gérer simplement les congés dans une petite entreprise ?
Ce guide donne des repères généraux. HORAE est un logiciel de suivi du temps de travail : pour un cas particulier, votre conseil habituel vous accompagne.
Dans une petite équipe, les congés se gèrent mal quand la demande passe par un message, la réponse par un autre, et le solde dans la tête du responsable. Voici une méthode en quatre temps, le droit de base, et ce que fait HORAE à chaque étape.
Ce qu’il faut retenir
- Une demande doit être écrite, datée et réglée : accepter, refuser ou proposer d’autres dates.
- Le salarié doit voir son solde avant de demander, pas après.
- Un arrêt se déclare sans attendre, et son justificatif se garde dans un seul endroit.
- Votre convention collective peut prévoir davantage que le droit de base : vérifiez-la.
Le droit de base aux congés payés
Le salarié a droit à deux jours et demi ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut pas dépasser trente jours ouvrables (article L3141-3 du Code du travail numérique).
Ce plancher ne dit pas comment organiser les départs. Il faut donc une méthode : qui demande, qui décide, quel solde reste, et quelle absence est inscrite.
Les quatre étapes
| Étape | Qui agit | Ce qui doit se passer |
|---|---|---|
| 1. La demande | Le salarié | Il choisit le type d’absence, les dates et les demi-journées, et voit la durée et son solde après la demande. |
| 2. La décision | Le responsable | Il accepte, refuse, ou propose d’autres dates. Le salarié est prévenu. |
| 3. Le solde | Les deux | Le solde est visible du salarié, en jours ouvrables ou ouvrés, et le responsable peut l’ajuster. |
| 4. Le justificatif | Le salarié, puis le responsable | Un arrêt se déclare sans attendre, et le justificatif se range au même endroit. |
1. La demande : écrite, datée, avec le solde
Le salarié demande depuis son téléphone, demi-journées comprises. Avant l’envoi, il voit la durée de son congé et le solde qui restera. Tant que le responsable n’a pas répondu, il peut modifier ou retirer sa demande. Une demande qui se fait par message oral s’oublie vite ; une demande datée se retrouve.
2. La décision : accepter, refuser, ou proposer
Le responsable reçoit les demandes au même endroit : il accepte, refuse, ou propose d’autres dates. Le salarié est prévenu dans l’application, et par e-mail quand sa demande est acceptée. Chaque demande a sa propre page, avec le solde, les actions, l’historique et l’échange entre les deux.
3. Les soldes : visibles, réglés, ajustables
Le salarié voit ses soldes et ses congés à venir. Le décompte se fait en jours ouvrables ou en jours ouvrés, au choix dans les réglages. Quand le solde ne suffit pas, une règle prévue dans les réglages s’applique. Le responsable peut ajuster un solde.
4. Les absences : un vocabulaire commun
Un congé n’est pas la seule absence. Dix familles d’absences existent, chacune activable : vous ne gardez que celles qui concernent votre entreprise. Les absences validées apparaissent dans le pointage du mois, à côté des heures, et dans le calendrier de l’équipe.
Les justificatifs : un arrêt déclaré sans attendre
Un arrêt se déclare sans attendre une validation. Le justificatif, en photo ou en PDF, arrive dans « À voir », à côté des autres demandes. HORAE retire les métadonnées de la photo. HORAE supprime les justificatifs un an après la fin de l’absence.
Les jours fériés chômés se choisissent aussi : le responsable retient les fériés nationaux, ou une liste propre à son entreprise.
Les réglages à faire une fois
Avant la première demande, trois réglages évitent la plupart des discussions. Choisissez d’abord les types d’absence proposés aux salariés : vous ne gardez que ceux qui vous concernent. Choisissez ensuite le décompte, en jours ouvrables ou en jours ouvrés, et la règle qui s’applique quand un solde ne suffit pas. Enfin, cochez les jours fériés chômés de votre entreprise. Une fois ces choix faits, la demande du salarié n’a plus à deviner les règles : elle s’appuie sur elles.
Gardez en tête que la règle la plus simple est souvent la plus sûre. Un décompte unique, appliqué à tout le monde, évite les calculs différents d’un salarié à l’autre, et les questions qui vont avec.
Un exemple fictif
Une boutique de 6 salariés. Léa, salariée fictive, a 12 jours de solde à la date de sa demande. Elle demande 5 jours ouvrables, du 2 au 6 mars, depuis son téléphone. Le solde après demande lui est montré avant l’envoi : 7 jours. Le responsable accepte, et Léa reçoit la confirmation dans l’application et par e-mail. Plus tard, Tom, autre salarié fictif, déclare un arrêt de trois jours. Il envoie sa photo le lendemain, la déclaration est déjà inscrite, et la pièce arrive dans « À voir ». Le responsable la range, et le mois de l’équipe montre les absences du jour.
À qui s’adresse HORAE ?
Aux petites entreprises qui gèrent leurs congés dans un tableur, un cahier ou une boîte de messages, et qui veulent une demande datée, un solde visible et des absences qui apparaissent dans le pointage.
Quand HORAE n’est pas la bonne solution
HORAE ne fait pas la paie et ne calcule pas l’indemnité de congés payés : ce calcul reste dans votre logiciel de paie. Si votre convention impose une règle très particulière, vérifiez-la avant de la paramétrer.
Pour aller plus loin, voir la page gestion des congés et absences, et le planning des absences dans la page planning.
Questions fréquentes
Le salarié peut-il demander ses congés depuis son téléphone ?
Oui, demi-journées comprises. Avant l’envoi, il voit la durée de son congé et son solde après la demande.
Comment le responsable répond-il à une demande ?
Il accepte, refuse ou propose d’autres dates. Le salarié est prévenu dans l’application, et par e-mail quand sa demande est acceptée.
Le salarié voit-il son solde de congés ?
Oui, en jours ouvrables ou en jours ouvrés, au choix dans les réglages. Le responsable peut ajuster un solde.
Comment sont gérés les arrêts et leurs justificatifs ?
Un arrêt se déclare sans attendre une validation. Le justificatif, en photo ou en PDF, passe dans « À voir ». Les métadonnées de la photo sont retirées.
HORAE supprime les justificatifs un an après la fin de l’absence.
Quel est le droit de base aux congés payés ?
Le Code du travail prévoit deux jours et demi ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de trente jours ouvrables (article L3141-3). Votre convention collective peut prévoir davantage.
Captures réalisées avec des données fictives.
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