Guide
Quel logiciel de planning pour une petite entreprise ?
Ce guide donne des repères généraux. HORAE est un logiciel de suivi du temps de travail : pour un cas particulier, votre conseil habituel vous accompagne.
Un logiciel de planning pour une petite entreprise doit montrer qui travaille quand, publier la semaine sur le téléphone de chacun, comparer le prévu au pointé, gérer les coupures, et s’imprimer pour l’affichage. Voici les six critères à regarder, puis ce que fait HORAE.
Ce qu’il faut retenir
- Une grille salariés × jours est le minimum : elle doit gérer les coupures de la journée.
- La publication doit prévenir le salarié de ce qui change, et seulement de cela.
- Le prévu doit pouvoir être comparé au pointé, sans remplacer les heures réelles.
- Les avertissements doivent informer le responsable, jamais bloquer une semaine.
La réponse courte
Il faut un outil qui tient une grille claire pour toute l’équipe, qui publie la semaine sur le téléphone de chaque salarié, et qui relie le planning au pointage. Si l’outil ne fait que dessiner un tableau à imprimer, il ne suffit pas : il ne dit pas ce qui se passe le jour même.
1. La grille : une ligne par salarié, une colonne par jour
Pour chaque jour, le responsable choisit « Travaillé » ou « Repos ». Un jour travaillé peut compter de 1 à 4 créneaux, avec une pause en durée : une journée coupée se saisit telle quelle, un créneau le matin et un autre le soir. Un créneau peut finir après minuit, jusqu’à une heure limite réglable, 4 h par défaut.
Demandez aussi si un jour vide reste vide. Un bon outil ne force pas à tout remplir, et un jour non renseigné ne se compte pas comme un jour de travail.
2. La publication : seulement ce qui change
Tant que la semaine n’est pas publiée, rien ne change sur le téléphone du salarié. Une publication envoie de 1 à 8 semaines d’un coup, et chaque salarié concerné reçoit une seule notification, qui dit « Ton planning est publié » ou « Ton planning a changé », avec les jours modifiés.
Le salarié voit sa semaine en cours, et jusqu’à huit semaines suivantes : créneaux, pauses, repos, jours fériés et absences. Il peut répondre sur son planning, dans une conversation par semaine. Un rappel « Pense à publier la semaine du … » vous prévient à l’avance : sept jours par défaut, réglable, ou pas de rappel du tout.
3. Le prévu contre le pointé
Un planning qui ne se compare pas au pointage ne sert qu’à décorer le mur. Vérifiez deux choses : la tolérance et le jour hors planning.
- La tolérance se calcule au début du premier créneau et à la fin du dernier. Les heures réelles restent visibles dans le relevé.
- Le jour hors planning est signalé au responsable. Un salarié qui commence un jour de repos peut donner un motif : renfort, remplacement, rattrapage ou autre.
Sur la page « Aujourd’hui », un salarié prévu qui n’a pas encore pointé apparaît avec son heure prévue. Le planning ne remplace jamais les heures pointées.
4. Coupures, cycles et nuits
Un planning de petite entreprise se complique vite. Vérifiez quatre points :
- Les cycles : une semaine A et une semaine B, ou jusqu’à 6 semaines qui tournent.
- Les périodes spéciales : une période datée, comme une haute saison, qui remplace l’horaire habituel le temps de ses dates.
- Le glisser-déposer dans la vue « Jour », pour déplacer un créneau vers une autre heure ou une autre personne.
- Les créneaux de nuit : avec l’option « Travail de nuit possible », un créneau peut finir le lendemain, jusqu’à 12 h. Les heures comptent pour le jour où le créneau commence.
5. L’impression et l’affichage
Un planning affiché sert encore à beaucoup d’équipes. Un planning imprimé doit tenir sur une page A4, avec une zone de signature, et montrer seulement ce qui doit y figurer : les horaires prévus par équipe, « Absent » sans motif, et rien d’autre. Les notes, la durée au contrat et les jours hors planning n’y ont pas leur place.
6. Les règles, les équipes et le contrat
Le planning doit aussi vous dire quand une semaine prévue est trop chargée : repos entre deux journées, durée de la journée, durée de la semaine. Les repères de base sont ceux du Code du travail, ou vos propres valeurs (« Personnalisé »). Vérifiez-les avec votre convention collective. Ce sont des avertissements, jamais des blocages, et vos salariés ne les voient pas.
Notez aussi la durée au contrat de chacun : la grille affiche « Prévu 22 h 30 / 35 h », et signale un temps partiel dont les heures prévues dépassent le contrat de plus de 10 %. Les équipes se nomment librement : « Équipe », « Poste » ou « Service ».
Ce que fait HORAE
HORAE répond à ces six critères dans un même outil, relié au pointage et aux congés. Le responsable prépare la semaine, publie, et voit le prévu à côté du pointé. Les fonctions utiles :
- une grille salariés × jours, avec 1 à 4 créneaux par jour, et une copie de semaine ;
- des favoris et des modèles de semaine, avec un horaire habituel qui prend effet à une date ;
- une publication de 1 à 8 semaines, avec une seule notification par salarié ;
- une impression A4, avec une zone de signature ;
- une saisie rapide au clavier, par exemple « 10-14:30 18:30-23 p30 » pour deux créneaux et une pause de 30 minutes.
Pour la vue d’ensemble, voir la page planning des salariés. Les congés validés apparaissent dans le planning : voir gestion des congés.
Un exemple fictif
Une boutique de 5 salariés, ouverte le samedi avec une coupure. Le responsable prépare la semaine du 16 novembre : un salarié travaille le samedi de 10 h à 14 h 30, puis de 18 h 30 à 23 h. Il publie les deux semaines suivantes d’un coup. Le salarié reçoit une seule notification, « Ton planning a changé », avec le samedi modifié. Il répond dans la conversation de la semaine. Le samedi, la page « Aujourd’hui » montre son horaire prévu, et l’arrivée est pointée sur son téléphone.
Avant de choisir : la liste à cocher
- La grille se prépare sans recopier chaque ligne à la main.
- Plusieurs créneaux par jour sont possibles, pour les coupures.
- Chaque salarié voit son planning sur son téléphone.
- Les absences validées apparaissent dans le planning.
- Le prévu et le pointé se comparent, sans rien bloquer.
- Un planning papier reste possible pour l’affichage.
- Le prix est clair pour votre nombre exact de salariés, HT, et les fonctions incluses sont listées.
À qui s’adresse HORAE ?
Aux petites entreprises qui veulent un planning clair, publié sur le téléphone de chacun, et relié à ce qui se pointe réellement. HORAE ne bloque aucune semaine, il avertit.
Quand HORAE n’est pas la bonne solution
Si votre planning doit alimenter un autre logiciel automatiquement, HORAE ne s’y relie pas aujourd’hui. Si vous cherchez un outil de gestion de projet, ou un planning de paie, ce n’est pas lui.
Questions fréquentes
Combien de créneaux peut-on prévoir par jour ?
De 1 à 4 créneaux par jour, avec une pause en durée, pour les journées coupées.
Le salarié est-il prévenu à chaque modification ?
Il reçoit une seule notification par publication, qui dit « Ton planning est publié » ou « Ton planning a changé », avec les jours modifiés.
Le planning bloque-t-il une semaine trop chargée ?
Non. Les avertissements signalent, sans bloquer : repos entre deux journées, durée de la journée, durée de la semaine. Vos salariés ne les voient pas.
Peut-on imprimer le planning ?
Oui, sur une page A4 avec une zone de signature. Une absence y figure « Absent », sans son motif.
Le planning est-il comparé au pointage ?
Oui. La tolérance se calcule sur le planning, et un jour hors planning est signalé au responsable.
Le planning ne remplace jamais les heures pointées.
Captures réalisées avec des données fictives.
Essayez HORAE avec votre équipe
30 jours gratuits · Sans carte bancaire · Sans engagement · Prêt en quelques minutes. Besoin d’en parler à quelqu’un ? On vous rappelle.