Guide
Quelle pointeuse choisir pour une petite entreprise ?
Ce guide donne des repères généraux. HORAE est un logiciel de suivi du temps de travail : pour un cas particulier, votre conseil habituel vous accompagne.
Une pointeuse pour une petite entreprise doit être simple : les salariés pointent sans aide, le pointage tient sans réseau, une erreur se corrige sans drame, et le mois sort en fichier pour la paie. Voici les six critères à regarder, dans cet ordre.
Ce qu’il faut retenir
- Choisissez l’appareil que vos salariés utiliseront chaque jour : leur téléphone, ou une tablette fixe à l’entrée.
- Vérifiez ce qui se passe quand le réseau tombe : le pointage ne doit jamais disparaître.
- Une erreur doit se corriger avec un motif, et l’original doit rester visible.
- Le mois doit sortir en fichier pour la paie, sinon il faut ressaisir.
- Un pointage qui demande la position doit la limiter au moment de l’appui, et ne pas la suivre.
La réponse courte
Pour une équipe qui a déjà un téléphone, une pointeuse sur téléphone suffit. Pour une équipe qui n’en a pas, ou qui ne peut pas le garder sur soi, une tablette fixe à l’entrée est plus simple. Dans les deux cas, les six critères suivants départagent les outils. La protection des données vient en dernier dans cette liste, mais elle se vérifie dès le premier jour.
1. Sur quel appareil le salarié pointe-t-il ?
Sur un téléphone, le salarié ouvre l’application ou le navigateur, puis appuie sur « Commencer ma journée » ; il appuie sur « Fin de journée » en partant. Ce sont deux appuis, avec une pause ou un déjeuner entre les deux si besoin.
Sur une tablette, la pointeuse affiche un code qui change toutes les 10 secondes. Le salarié le scanne avec son téléphone. Sans téléphone, il peut taper son code personnel sur la tablette. Le pointage ne demande ni empreinte, ni reconnaissance du visage, ni badge. Demandez à chaque outil s’il exige autre chose, et dites à vos salariés ce qu’il leur demandera.
2. Que se passe-t-il quand le réseau tombe ?
Dans un local sans Wi-Fi, un sous-sol ou un véhicule, un pointage ne doit pas être perdu. Demandez à l’outil ce qu’il fait dans ce cas : garde-t-il le pointage, et l’envoie-t-il plus tard ? Pour HORAE, la réponse est oui. Le pointage reste sur le téléphone, puis part tout seul dès que le réseau revient. Une phrase dit son état, et trois étapes se suivent : « Tapé », « Retenu », « Reçu ».
Sur la tablette, le scan est gardé avec son heure. Un scan envoyé tard est signalé au responsable, qui voit l’heure réelle du scan et non l’heure de l’envoi.
3. Comment corrige-t-on une erreur ?
Un oubli arrive. Le salarié peut signaler une erreur tant que le mois n’est pas validé, en répondant à quelques questions. Il peut aussi proposer son heure, et le responsable accepte, ajuste ou saisit lui-même.
Du côté du responsable, une correction garde l’original. Quand il agit à la place du salarié, le motif est obligatoire. Un pointage daté dans le futur, ou vieux de plus de 7 jours, passe dans « À régulariser » au lieu d’être accepté sans regard.
4. Le mois sort-il en fichier pour la paie ?
Une pointeuse qui ne sort rien oblige à ressaisir chaque mois. Cherchez un export mensuel, en CSV, avec une ligne par jour et par salarié. HORAE propose ce tableur du mois, ainsi qu’un récapitulatif de paie en PDF et en CSV. Le détail est sur la page relevé d’heures et export paie.
5. Combien coûte l’outil, et que compte-t-on ?
Demandez à chaque outil s’il facture par site, par tablette ou par salarié. HORAE facture selon le nombre de salariés seulement : tous les sites et toutes les tablettes sont inclus. Les montants et l’essai gratuit sont sur la page tarifs.
6. Les données des salariés, RGPD et CNIL
Un outil de pointage traite des données personnelles. Trois règles de base s’appliquent à tous les outils :
- le salarié est informé avant toute collecte d’information par un dispositif de pointage (art. L1222-4 du Code du travail) ;
- la CNIL juge excessive la biométrie pour contrôler les horaires (CNIL, l’accès aux locaux et le contrôle des horaires) ;
- une photo prise à chaque pointage est une collecte excessive : une badgeuse classique suffit (CNIL, badgeuses photo : mise en demeure de plusieurs employeurs (27 août 2020)).
Dans HORAE, la position n’est pas suivie. Elle est enregistrée au moment de l’appui seulement, et la position exacte est effacée au bout de 60 jours au plus, un délai réglable. Hors de la zone du site, le pointage est accepté, avec un motif, et signalé. Aucune biométrie n’est utilisée. Le détail est sur la page pointeuse et RGPD.
Le tableau à remplir avant de choisir
| Critère | Question à poser | Ce que fait HORAE |
|---|---|---|
| Appareil | Mes salariés ont-ils un téléphone ? | Téléphone, ou tablette avec un code qui change, et code personnel |
| Réseau | Le pointage est-il perdu si le Wi-Fi tombe ? | Gardé sur le téléphone, envoyé plus tard, avec un état |
| Erreurs | Qui corrige, et avec quel motif ? | Signalement, proposition, correction avec motif, original gardé |
| Paie | Quel fichier sort pour la paie ? | Tableur du mois en CSV, récapitulatif PDF et CSV, export vers un logiciel de paie |
| Prix | Par salarié, par site ou par tablette ? | Forfait selon le nombre de salariés |
| Données | Quelle donnée, pendant combien de temps ? | Position au moment de l’appui seulement, effacée au bout de 60 jours au plus (réglable) |
Un exemple fictif
Une boutique de 4 salariés, sur deux adresses. Deux salariés ont un téléphone, deux n’en ont pas. Le responsable installe une tablette à l’entrée de chaque adresse, avec un lien d’installation valable 24 heures. Les deux salariés sans téléphone tapent leur code personnel sur la tablette. Un matin, le réseau tombe : les pointages sont gardés, puis partent quand le réseau revient. En fin de mois, le responsable valide, puis exporte le tableur du mois en CSV pour la comptable.
Où se place HORAE
HORAE est un logiciel de pointage pour petites entreprises : téléphone, tablette avec QR code, sans badge ni biométrie, pointage gardé sans réseau, corrections avec motif et fichiers pour la paie. Il ne fait pas la paie. Pour l’installation, voir la page pointage sur téléphone ou tablette à QR code.
À qui s’adresse HORAE ?
Aux petites entreprises qui veulent pointer sans badge ni biométrie, avec un fichier propre pour la paie à la fin du mois.
Quand HORAE n’est pas la bonne solution
Si vous voulez un badge à lecture de carte, un lecteur biométrique, ou un logiciel de paie complet, HORAE n’est pas le bon outil.
Questions fréquentes
Faut-il un téléphone ou une tablette pour pointer ?
Les deux sont possibles. Sur téléphone, le salarié pointe depuis l’application ou le navigateur. Sur tablette, un code change toutes les 10 secondes, et le salarié le scanne avec son téléphone.
Sans téléphone, il peut taper son code personnel sur la tablette.
Le pointage fonctionne-t-il sans Wi-Fi ?
Oui. Le pointage reste sur le téléphone, puis part dès que le réseau revient. Une phrase indique son état : « Tapé », « Retenu » ou « Reçu ».
Un salarié peut-il corriger son pointage ?
Il peut signaler une erreur tant que le mois n’est pas validé, ou proposer son heure. Le responsable accepte, ajuste ou saisit lui-même.
Une correction garde l’original. Le motif est obligatoire quand le responsable corrige à la place du salarié.
HORAE utilise-t-il une empreinte ou un badge ?
Non. Le pointage ne demande ni empreinte, ni reconnaissance du visage, ni badge.
La position du salarié est-elle enregistrée ?
Seulement au moment de l’appui, pas en continu. La position exacte est effacée au bout de 60 jours, un délai réglable.
Hors de la zone du site, le pointage est accepté, avec un motif, et signalé.
Captures réalisées avec des données fictives. Fonds de carte : © les contributeurs d’OpenStreetMap.
Essayez HORAE avec votre équipe
30 jours gratuits · Sans carte bancaire · Sans engagement · Prêt en quelques minutes. Besoin d’en parler à quelqu’un ? On vous rappelle.