Aide et guides
Heures et législation : ce que fait HORAE
Ce guide réunit deux choses : comment HORAE compte les heures et ce que vous réglez, puis, question par question, les règles du Code du travail sur la durée du travail, avec ce que HORAE affiche pour chacune.
HORAE signale, vous décidez
- HORAE affiche les heures à examiner et des repères ; il ne paie ni ne retire rien de lui-même.
- Pour chaque semaine à examiner, vous choisissez : « À payer », « Repos compensateur de remplacement » (si vous l’autorisez) ou « Ne pas retenir le pointage ».
- Toutes les règles produisent des repères, jamais des blocages. Un pointage n’est jamais réécrit : une correction s’ajoute à côté.
- L’export vers la paie envoie des faits (heures, jours, vos choix), jamais un taux ni un montant.
Partie 1Pour démarrer : vos réglages d’heures
Trois endroits, dans cet ordre : Réglages → Heures pour l’entreprise, Réglages → Conventions pour les règles de votre convention, puis la fiche de chaque salarié dans « Planning » pour son décompte. Les compteurs ne sont visibles que par vous, jamais par les salariés.
En vidéo : la vidéo 3 pour votre convention, et « Régler le décompte des heures », vidéo 4 de « Démarrer avec HORAE ».
Réglages → Heures
Ouvrez Réglages → Heures. Les valeurs de départ sont celles du Code du travail : changez-les seulement si votre accord le prévoit.
- « Un jour d’absence validé » : pour chaque type d’absence, « compte comme une journée prévue » ou « compte 0 h ».
- « Repos compensateur de remplacement autorisé » : coupé au départ. Activé, ce choix s’ajoute à vos décisions sur les heures sup.
- « Absences comptées pour le seuil des heures sup » : rien de coché au départ ; les congés payés comptent toujours (voir plus bas).
- « Contingent annuel d’heures sup » : 220 h au départ.
- « Heures de nuit — de … à » : 21:00 à 06:00 au départ.
- « Effectif de l’entreprise pour les seuils légaux » : prérempli avec vos salariés actifs dans HORAE (« proposé : … salariés dans HORAE »), modifiable. L’effectif légal se calcule selon l’article L130-1 du Code de la sécurité sociale : vérifiez-le.
- « Sur l’année, sur 6 mois, forfait jours » : « Début de la période » (1er janvier au départ), « Valeur d’une journée d’absence » (7 h, estimation à vérifier), « Jours du forfait, par convention » (218).
- « Valeurs proposées, à ajuster selon votre accord » : base par semaine de présence (35 h), jour de congés payés sur une période incomplète et férié chômé sur une période plus courte qu’une année (7 h chacun au départ).
Touchez « Enregistrer ces réglages » : « Réglages enregistrés ✅ ». « Historique des réglages » garde chaque changement.
Vos conventions collectives
- Ouvrez Réglages → Conventions. « Vos conventions collectives 📘 » : chaque salarié a une convention, et le planning vous avertit d’après ses règles, sans jamais rien bloquer.
- Touchez « + Ajouter une convention ». Cherchez la vôtre par son métier ou son numéro. La bibliothèque compte 20 conventions vérifiées, sur trois niveaux : « Prérempli », « À vérifier » ou « Non prérempli ».
- Vérifiez la fiche. Elle dit en clair ce que prévoit la convention, ses valeurs, ses sources et les conditions avant de les appliquer. Pour une fiche « À vérifier », cochez « J’ai vérifié ces valeurs » une fois relues.
- Pour un accord d’entreprise, choisissez « Personnalisé ». Donnez-lui un nom, puis réglez ses valeurs : pour chaque règle, « Avertir » et la durée « au moins » ou « au plus ».
- Donnez sa convention à chaque salarié si vous en avez plusieurs : dans sa fiche du planning, bloc « Convention », ou en groupe dans « Salariés » (« Convention des cochés… »).
Les valeurs d’un « Personnalisé » restent dans les limites du Code du travail :
- le seuil des heures sup est toujours de 35 h par semaine, ou la durée d’équivalence prévue pour votre secteur : il est affiché, jamais saisi ;
- la semaine : 48 h au plus ;
- la moyenne sur 12 semaines : 44 h au plus, 46 h si vous cochez « Un accord collectif ou une autorisation administrative le prévoit » ;
- le plafond des heures complémentaires d’un temps partiel : 1/10e du contrat, jusqu’au tiers si votre accord le prévoit.
Quand la fiche d’une convention de la bibliothèque change, elle porte « Nouvelle version » : rien ne change sans votre accord. Vous choisissez « Appliquer à partir du … » (avec une date d’effet) ou « Garder mes valeurs », et ce choix est gardé.
Le décompte de chaque salarié
Dans « Planning », ouvrez la fiche du salarié : le bloc « Décompte des heures » propose quatre choix.
| Choix | Ce que fait HORAE |
|---|---|
| « À la semaine » | Chaque semaine, HORAE signale les heures au-delà du contrat. Vous décidez semaine par semaine. |
| « Sur l’année » | Les heures se compensent sur 12 mois. Les heures sup se comptent à la fin de la période, au-delà de l’objectif (1 607 h pour un temps plein). |
| « Sur 6 mois » | Les heures se compensent sur 6 mois, puis se comptent à la fin de la période, au-delà de l’objectif. |
| « Forfait jours » | HORAE compte des jours travaillés, pas des heures : aucune heure sup. Le salarié pointe quand même ; ses horaires sont gardés à titre d’information (preuve des repos). |
- Choisissez le décompte et la date « À partir du ».
- Pour « Sur l’année » ou « Sur 6 mois », répondez à « Sur quelle base ? ». « Accord d’entreprise ou d’établissement », « Accord de branche / convention collective » ou « Aucun accord ». Avec « Aucun accord », HORAE rappelle la période maximale sans accord (voir plus bas), sans rien bloquer.
- Pour un forfait jours, indiquez les « Jours du forfait » si besoin (vide : celui de sa convention, 218 au départ).
- Touchez « Enregistrer le décompte ». « Historique du décompte » garde chaque changement.
Partie 2Au quotidien : examiner les heures
La page « Compteurs »
Le menu « Compteurs » ouvre une ligne par salarié : contrat par semaine, prévu, réalisé, écart du mois, ajustements, compteur et alertes. Le mois en cours est provisoire, arrêté à hier. « À examiner seulement » ne garde que les salariés qui ont des heures à décider.
Sur une ligne, des pastilles résument ce qui vous attend : « … à examiner », « … semaine(s) modifiée(s) depuis votre décision », « ⚠︎ … repères à vérifier ». Pour un décompte sur l’année : les heures faites sur l’objectif de la période ; pour un forfait jours : les jours sur le forfait.
Les heures à examiner et vos décisions
- Touchez le salarié. La fenêtre « Heures à examiner » montre ses semaines, du lundi au dimanche. Une semaine compte dans le mois de son dimanche.
- Ouvrez la semaine. Vous lisez les heures pointées, le contrat et, pour un contrat de 39 h par exemple, « 35 h + 4 h supplémentaires structurelles (prévues au contrat, déjà payées) + … au-delà, à examiner ». « ⓘ Ce qui est compté » détaille le calcul.
- Choisissez « Votre décision ». « À payer », « Repos compensateur de remplacement » (si le réglage l’autorise, et pour des heures sup seulement) ou « Ne pas retenir le pointage » (avec un motif, voir plus bas). « À examiner » laisse la semaine en attente.
Si un chiffre change après votre décision (une absence déclarée ensuite, une correction de pointage), la semaine porte « Modifié depuis votre décision », avec l’ancien et le nouveau chiffre : « Décidez à nouveau ».
Ce sont vos décisions qui partent dans l’export de paie ; les heures encore à examiner n’y partent pas (voir Paie et exports).
Les repères sur les heures pointées
« ⚠︎ … repères à vérifier » ouvre, semaine par semaine, la règle en clair et sa source (« Code du travail, art. … » ou « Votre convention »). Ce sont des repères, jamais des blocages ; ils ne s’appliquent pas aux jours d’un forfait jours pour les durées en heures.
| Repère | Règle affichée |
|---|---|
| Journée | 10 h au plus de travail effectif par jour (ou la valeur de votre convention, 12 h au plus) |
| Pause | Une pause d’au moins 20 min d’affilée dès 6 h de travail (pauses pointées) |
| Amplitude | Au plus 13 h entre la première arrivée et le dernier départ |
| Semaine | Durée maximale : 48 h sur une semaine (en rouge) |
| Moyenne | Au plus 44 h par semaine en moyenne sur 12 semaines (ou la valeur de votre convention) |
| Repos quotidien | Repos d’au moins 11 h entre deux journées |
| Repos de la semaine | Au moins 35 h d’affilée (24 h, plus les 11 h de repos quotidien) |
| Jours travaillés | Au plus 6 jours travaillés par semaine |
Les mêmes règles vous avertissent dès la préparation du planning (voir le planning).
Partie 3La loi, question par question
Les règles générales du Code du travail sur la durée du travail, avec ce que HORAE affiche pour chacune. Votre convention collective ou un accord peut prévoir autre chose dans les limites de la loi : HORAE suit les valeurs que vous réglez.
HORAE est un logiciel de suivi du temps de travail : pour un cas particulier, votre conseil habituel vous accompagne. HORAE signale, vous décidez : rien n’est payé ni retiré automatiquement.
Combien d’heures de travail par jour ?
10 heures de travail effectif par jour au plus.
Un accord peut prévoir un dépassement, jusqu’à 12 heures.
Sources : art. L3121-18 du Code du travail, art. L3121-19 du Code du travail.
Dans HORAE : un avertissement au planning, et le repère « … de travail dans la journée » sur les heures pointées, au-delà de 10 h ou de la valeur de la convention (12 h au plus). Dans Réglages → Pointage, « Journée longue au-delà de (h) » vaut 10 h au départ.
HORAE ajoute un repère d’amplitude de 13 h entre la première arrivée et le dernier départ, déduit du repos quotidien de 11 heures (art. L3131-1 du Code du travail).
Combien d’heures par semaine ?
48 heures au cours d’une même semaine au plus, et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.
La moyenne peut aller jusqu’à 46 heures si un accord collectif ou une autorisation administrative le prévoit.
Sources : art. L3121-20 du Code du travail, art. L3121-22 du Code du travail, art. L3121-23 du Code du travail, art. L3121-24 du Code du travail.
Dans HORAE : au planning et sur les heures pointées, 48 h dans la semaine s’affiche en rouge. La moyenne est de 44 h, ou 46 h quand la case « Un accord collectif ou une autorisation administrative le prévoit » est cochée dans un « Personnalisé » ; une convention de la bibliothèque compte comme accord.
Quelle pause, et quand ?
Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié bénéficie d’une pause d’au moins 20 minutes consécutives.
Source : art. L3121-16 du Code du travail.
Dans HORAE : le repère « … de travail sans pause de 20 minutes » se déclenche dès 6 h de travail d’affilée, d’après les pauses pointées ; une pause plus courte ne coupe pas. En option (Réglages → Pointage, « Rappeler la pause au salarié », coupée au départ), le salarié pointé « Au travail » reçoit au plus une notification par jour : « Tu travailles depuis 5 h 30 : pense à faire ta pause ☕ ». Elle arrive au plus tard à 5 h 30 de travail, plus tôt si votre convention fixe un seuil de pause plus bas ; la nuit, dans la cloche seulement.
Quels repos entre deux journées et dans la semaine ?
11 heures consécutives de repos quotidien au moins ; un repos hebdomadaire de 24 heures, auquel s’ajoutent les 11 heures du repos quotidien ; pas plus de six jours de travail par semaine.
Sources : art. L3131-1 du Code du travail, art. L3132-1 du Code du travail, art. L3132-2 du Code du travail.
Dans HORAE : au planning et sur les heures pointées, les repères « Repos d’au moins 11 h entre deux journées », « au moins 35 h d’affilée » et « Au plus 6 jours travaillés par semaine ». Les six jours se comptent par semaine civile, du lundi au dimanche.
Le dimanche : dans la fiche d’une convention, « Avertir quand du travail est prévu le dimanche » s’éteint si votre activité fonctionne ce jour-là.
Quand commencent les heures supplémentaires ?
La durée légale du travail est de 35 heures par semaine. Les heures au-delà sont des heures supplémentaires. Dans certains secteurs, une durée d’équivalence remplace les 35 heures.
Sources : art. L3121-27 du Code du travail, art. L3121-28 du Code du travail, art. L3121-13 du Code du travail.
Dans HORAE : le seuil est toujours de 35 h par semaine (« 35 h par semaine, ou la durée d’équivalence prévue pour votre secteur »). La base est le temps de travail effectif pointé, pauses déduites. Pour un contrat au-delà de 35 h, les heures prévues au contrat sont à part, comme heures sup structurelles : seul l’« au-delà » est à examiner. Exemple : un contrat de 39 h et 41 h pointées donnent 2 h à examiner.
Le repos compensateur de remplacement remplace le paiement des heures sup par un repos équivalent, quand un accord le prévoit, ou sur décision de l’employeur faute d’opposition du CSE (art. L3121-37 du Code du travail). Il n’est proposé dans vos décisions que si vous l’autorisez dans Réglages → Heures.
Et pour un temps partiel ?
Les heures au-delà du contrat sont des heures complémentaires, majorées de 10 %, puis de 25 % au-delà du dixième de la durée du contrat.
Source : art. L3123-29 du Code du travail.
Dans HORAE : un repère au-delà du 1/10e du contrat (jusqu’au tiers par accord, réglé dans la convention) ; les majorations sont seulement affichées, pour information ; un avertissement quand la semaine atteint 35 h. Le repos compensateur de remplacement n’est jamais proposé pour des heures complémentaires. Un temps partiel reste décompté à la semaine.
Sur quelle période décompter les heures ?
À la semaine, en principe. Un accord d’entreprise, d’établissement ou de branche peut prévoir un aménagement sur une période plus longue que la semaine. Sans accord collectif, l’employeur peut répartir la durée du travail sur 9 semaines au plus dans les entreprises de moins de 50 salariés, 4 semaines à partir de 50 salariés.
Sources : art. L3121-44 du Code du travail, art. L3121-45 du Code du travail, art. D3121-27 du Code du travail.
Dans HORAE : « Sur l’année » ou « Sur 6 mois » demande « Sur quelle base ? ». Avec « Aucun accord », un avertissement rappelle ces durées, d’après l’effectif de Réglages → Heures, sans rien bloquer.
Sur l’année, l’objectif d’un temps plein présent toute l’année est de 1 607 h (ou le seuil de la convention s’il est plus bas) ; pour une arrivée ou un départ en cours de période : 35 h × les semaines de présence, 1 607 h au plus ; sur 6 mois : 35 h × le nombre de semaines. Les 1 607 h intègrent déjà les congés payés. À la fin de la période, HORAE affiche « + … au-delà de l’objectif », déduction faite des heures déjà décidées. Les valeurs d’une journée (7 h) sont proposées, à ajuster selon votre accord.
Le contingent d’heures supplémentaires
Sans accord, le contingent annuel est de 220 heures par salarié. Au-delà, une contrepartie obligatoire en repos est due : 50 % des heures dans les entreprises de 20 salariés au plus, 100 % au-delà.
Sources : art. D3121-24 du Code du travail, art. L3121-30 du Code du travail, art. L3121-38 du Code du travail.
Dans HORAE : le contingent se compte sur l’année civile, 220 h au départ (modifiable dans Réglages → Heures). Toutes les heures sup accomplies au-delà de 35 h comptent : décidées « À payer », encore à examiner, et les heures structurelles réellement travaillées. Ne comptent pas : les heures en repos compensateur de remplacement et celles écartées par « Ne pas retenir le pointage ». L’écran dit par exemple « 235 h sur 220 h, dont 15 h encore à examiner », puis la contrepartie obligatoire en repos à prévoir, d’après l’effectif réglé. Aucun calcul de paie n’est fait.
Les heures liées à des travaux urgents sont hors contingent (art. L3132-4 du Code du travail) : ce sont des heures de travail effectif, qui restent dans le décompte et la paie. Tenez-en compte dans votre suivi du contingent.
Le forfait jours et l’entretien annuel
Pour un salarié au forfait jours, les durées maximales en heures (10 h par jour, 48 h et 44 h par semaine) sont écartées. Un entretien annuel est prévu, à organiser selon votre accord collectif.
Sources : art. L3121-62 du Code du travail, art. L3121-64 du Code du travail, art. L3121-65 du Code du travail.
Dans HORAE : aucune heure sup. Une journée pointée compte 1 jour, une demi-journée d’absence ½ ; l’objectif est de 218 jours au départ, proposé au prorata pour une arrivée en cours d’année, « à vérifier avec votre accord ». Des alertes signalent un repos de moins de 11 h, un repos de la semaine de moins de 35 h, plus de 6 jours dans la semaine et un dépassement du forfait. Les heures de nuit, du dimanche, d’un férié et du 1er mai sont affichées pour information.
Sur la fiche du salarié, « Entretien annuel : dernier le … » (ou « jamais noté ») et « Noter l’entretien du jour ». Un seul rappel vous arrive dans la cloche, un mois avant l’échéance : « L’entretien annuel de … (forfait jours) est à prévoir avant le … ». Rien n’apparaît côté salarié.
Les congés payés et le seuil des heures sup
Un jour de congés payés compte pour le seuil des heures supplémentaires d’un salarié à temps plein décompté à la semaine.
Source : Cour de cassation, chambre sociale, 10 septembre 2025, n° 23-14.455.
Dans HORAE : un jour de congés payés compte l’horaire que le salarié aurait fait ce jour-là : son planning publié s’il est suivi au planning ; sinon son horaire habituel dans HORAE ; sinon la durée moyenne de son contrat (7 h pour 35 h, 7 h 48 pour 39 h), notée « estimation à vérifier ». Le détail de la semaine dit d’où vient la valeur. Exemple : 32 h pointées et un jour de congé prévu 9 h au planning publié font 41 h pour le seuil, donc 6 h à examiner.
Les autres absences (maladie, fériés…) ne comptent pour le seuil que si vous cochez leur type dans « Absences comptées pour le seuil des heures sup ». Cette règle ne s’applique ni au temps partiel, ni aux semaines d’un salarié décompté sur l’année.
Nuit, dimanche, jours fériés et 1er mai
Sans accord, le travail de nuit est celui accompli entre 21 heures et 6 heures ; un accord peut fixer une autre période, dans les limites de la loi. Le 1er mai travaillé est payé double, sauf exceptions.
Sources : art. L3122-20 du Code du travail, art. L3122-15 du Code du travail, art. L3133-6 du Code du travail.
Dans HORAE : des faits, comptés sur les heures pointées et affichés par semaine et par mois : heures de nuit (21 h – 6 h au départ, réglable), du dimanche, d’un jour férié (hors 1er mai) et du 1er mai. Aucune majoration n’est calculée : votre convention ou votre accord dit ce qui s’applique. Ces lignes d’export sont facultatives.
Quand choisir « Ne pas retenir le pointage » ?
Seulement pour corriger un pointage qui ne correspond pas à du travail effectif : une erreur, un doublon, une journée restée ouverte. Une heure réellement travaillée reste comptée. Le motif est obligatoire : « Pointage erroné (oubli de dépointer, mauvaise heure) », « Temps non travaillé (pause non pointée, temps personnel) », « Pointage en double » ou « Autre » (avec une précision).
Le pointage reste enregistré tel quel. Les heures écartées ainsi dans les semaines ne reviennent pas en fin de période et ne comptent pas dans le contingent ; elles restent visibles dans l’historique.
La preuve des heures et les relevés
Les relevés d’heures sont tenus à la disposition de l’inspection du travail pendant un an au moins.
Source : art. D3171-16 du Code du travail.
Dans HORAE : un pointage n’est jamais réécrit ; chaque correction s’ajoute à côté, avec son auteur, sa date et l’avant / après. Les heures, le planning et les absences sont gardés 5 ans, et les relevés sont scellés et vérifiables (voir Paie et exports). Le salarié voit ses heures dans son « Historique ». Chaque semaine et chaque mois, HORAE prépare aussi le relevé de chaque salarié, à signer quand votre convention le prévoit (voir les relevés d’heures et leur signature).
Pour aller plus loin : la preuve des heures supplémentaires et le guide pointage et droit du travail.
La position au pointage et l’information des salariés
La position est lue au moment de chaque pointage seulement, et sa valeur exacte est effacée au bout de 60 jours au plus ; le résultat (dans la zone ou hors zone, le site, la distance) est gardé. Le choix « Pourquoi la position d’abord ? » de Réglages → Pointage est gardé pour un éventuel contrôle de la CNIL. Avant de démarrer, l’étape 6 de l’assistant fournit des modèles prêts à imprimer pour informer vos salariés et, s’il existe, le CSE. Chaque salarié lit, dans « Mes données », ce qui est enregistré, qui le voit et combien de temps.
Le détail est sur la page vos données personnelles, le RGPD et la CNIL.
Partie 4Questions fréquentes sur les heures
HORAE paie-t-il les heures supplémentaires automatiquement ?
HORAE signale, vous décidez : chaque semaine à examiner attend votre choix, « À payer », « Repos compensateur de remplacement » (si vous l’autorisez) ou « Ne pas retenir le pointage ». Rien n’est payé ni retiré automatiquement, et l’export envoie vos décisions.
À partir de combien d’heures parle-t-on d’heures supplémentaires ?
Au-delà de 35 heures par semaine, la durée légale, ou de la durée d’équivalence prévue pour votre secteur. HORAE compte le temps de travail effectif pointé, pauses déduites.
Quelle est la durée maximale de travail par semaine ?
48 heures sur une même semaine, et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives, ou 46 heures si un accord collectif ou une autorisation administrative le prévoit. HORAE vous le signale au planning et sur les heures pointées.
Quand la pause de 20 minutes est-elle due ?
Dès que le temps de travail atteint 6 heures dans la journée. HORAE le repère sur les pauses pointées et peut, en option, rappeler sa pause au salarié à 5 h 30 de travail.
Que compte HORAE dans le contingent d’heures supplémentaires ?
Toutes les heures sup accomplies au-delà de 35 heures, décidées ou encore à examiner, structurelles comprises. Les heures en repos compensateur de remplacement et celles écartées par « Ne pas retenir le pointage » n’y comptent pas. 220 heures par an sans accord.
Un jour de congés payés compte-t-il pour les heures supplémentaires ?
Oui, pour un salarié à temps plein décompté à la semaine : il compte l’horaire que le salarié aurait fait ce jour-là, d’après son planning publié, son horaire habituel ou, à défaut, la durée moyenne de son contrat (estimation à vérifier).
Peut-on décompter les heures sur l’année sans accord collectif ?
Sans accord collectif, la répartition va jusqu’à 9 semaines dans les entreprises de moins de 50 salariés, 4 semaines à partir de 50. HORAE vous le rappelle quand vous choisissez « Aucun accord », sans rien bloquer.
Comment HORAE gère-t-il le forfait jours ?
Il compte des jours travaillés, sans heure sup : 218 jours au départ. Il signale les repos trop courts et plus de 6 jours dans la semaine, et vous rappelle l’entretien annuel un mois avant l’échéance.
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