Paie et exports HORAE, pas à pas

Ce guide explique la fin du mois dans HORAE : valider le mois de chaque salarié, préparer une fois l’export vers votre logiciel de paie, puis exporter chaque mois, et vérifier vos relevés scellés.

• 1 Pour démarrer
• 2 Chaque mois
• 3 Cas particuliers
• 4 Questions fréquentes

Partie 1Pour démarrer : régler l’export une fois

L’export de paie en 5 étapes

1. Ouvrez « Exports », puis « Préparer l’export → ». La page « Logiciel de paie 📤 » s’ouvre.
2. Choisissez votre logiciel de paie. Silae, Cegid Quadra Paie, Sage 100 Paie & RH, EBP Paie ou CSV personnalisé.
3. Saisissez les matricules et les codes rubriques. Une seule fois, puis « Enregistrer les réglages ».
4. Validez le mois de chaque salarié. Dans « Pointages », bloc « Validation du mois ».
5. Exportez le mois. « Exporter un mois », puis « 📤 Exporter » : importez le fichier dans votre logiciel de paie.

Choisir votre logiciel de paie

Dans « Votre logiciel de paie », chaque choix décrit le fichier produit : un CSV « IMPORTSILAE » pour Silae, un fichier BUL pour Cegid Quadra Paie, un fichier texte pour Sage 100 Paie & RH, deux fichiers CSV (absences et variables) pour EBP Paie, ou un CSV à votre façon. Ces formats suivent la documentation publique des éditeurs : faites un premier import d’essai et vérifiez quelques bulletins.

Matricules et codes rubriques

1. « Matricules de paie » : le matricule de chaque salarié dans votre logiciel de paie, tel quel (les zéros du début sont gardés). Lettres, chiffres, point, tiret ou tiret bas, 20 caractères au plus.
2. « Codes rubriques pour … » : un code par élément (heures faites, heures sup à payer, heures complémentaires, jours travaillés, congés payés, RTT, arrêt maladie…). Pour Silae, le préfixe AB-, HS- ou EV- est ajouté s’il manque.
3. « Ne pas exporter » : à cocher pour un élément que votre paie n’utilise pas.
4. « Options du fichier » : pour Silae, le séparateur des décimales (virgule au départ) ; pour un CSV personnalisé, les colonnes et leur ordre, le séparateur, l’encodage et une ligne par absence ou par jour.
5. Touchez « Enregistrer les réglages ». « ✅ Réglages enregistrés ».

Six lignes de faits sont facultatives : heures de nuit, du dimanche, d’un jour férié, du 1er mai, heures sup au-delà du contingent et heures sup structurelles faites. Sans code, elles restent hors du fichier, avec une simple mention « à vérifier ».

Partie 2Chaque mois : valider et exporter

Valider le mois

1. Ouvrez « Pointages » sur le mois, puis le bloc « Validation du mois » : une ligne par salarié, « 🔓 Mois ouvert » ou « 🔒 Mois validé ».
2. Réglez d’abord ce qui reste. « ⏳ À régler avant de valider » liste les journées en cours, à régulariser ou avec une proposition en attente.
3. Touchez « 🔒 Valider le mois ». La fenêtre rappelle le total retenu et le nombre de journées, puis « Valider ».

Une fois validé, le salarié ne peut plus proposer de correction, et toute correction demandera de dévalider le mois avec un motif. Il est prévenu : « 🔒 Tes heures de … sont validées ».

Les relevés de chaque semaine et de chaque mois, à faire signer et à valider, sont dans l’onglet « Relevés » de « Pointages » : voir les relevés d’heures et leur signature. Valider un mois là-bas revient au même que « 🔒 Valider le mois ».

Pour un salarié qui se déplace, la fenêtre indique aussi les trajets encore à vérifier, par exemple « 2 trajets à vérifier avant la paie », avec un lien vers « À régulariser ». La validation reste possible : voir les trajets.

Exporter un mois

1. Dans « Exporter un mois », choisissez le mois. Puis « Tout le monde » ou « Choisir les salariés ».
2. Gardez ou décochez les éléments. « Heures faites », « Jours travaillés », « Absences validées, par type ». Avec les heures faites partent les heures sup et complémentaires que vous avez décidées ; celles encore à examiner ne partent pas.
3. Lisez la vérification. « ⛔ À corriger avant d’exporter » bloque ; « 👀 À vérifier » informe sans bloquer.
4. Touchez « 📤 Exporter ». HORAE affiche « Prêt : … lignes pour … salariés » et le nom du fichier. Il faut du réseau.

Le tableur, le récapitulatif et l’export complet

La page « Exports » propose aussi :

• « Tableur du mois » : un CSV qui s’ouvre dans Excel, une ligne par journée pointée et un total par salarié (« 📥 Télécharger le CSV »).
• « Récapitulatif du mois pour la paie 🧾 » : en PDF, en CSV (une ligne par salarié) ou en CSV par semaine, avec vos commentaires pour la personne qui fait la paie.
• « Trajets 🚗 » : pour les salariés qui se déplacent, un CSV avec une ligne par trajet : départ, arrivée, durée, qualification, excédent et contrepartie. Le récapitulatif de paie reçoit aussi six colonnes de trajets, pour les mois qui en ont (voir les trajets).
• « Export complet de l’entreprise » : toutes les données de votre entreprise en un fichier « 📦 Télécharger tout (.zip) ». Il contient des données personnelles : gardez-le en lieu sûr.

Les relevés scellés

Chaque pointage, correction et validation de mois reçoit une empreinte, liée à la précédente et datée chaque jour par une autorité extérieure : une modification faite après coup se verrait. Les corrections restent possibles : elles s’ajoutent, et l’original reste.

1. Ouvrez Réglages → Données et confidentialité, carte « Intégrité des relevés », puis « Ouvrir ».
2. Touchez « Vérifier maintenant ». HORAE contrôle les relevés et affiche le résultat, par exemple « aucun écart ».
3. Téléchargez une attestation si besoin. « Attestation et dossier de vérification » : une attestation PDF et un dossier .zip, sur la période et les salariés choisis.

« Recevoir chaque mois l’empreinte de mes relevés par e-mail » (activé au départ) vous en envoie une copie hors de HORAE : gardez ces e-mails. Le salarié, lui, lit dans « Mes données » que ses heures sont scellées, et sa copie de données contient de quoi les vérifier.

Partie 3Cas particuliers

Ce qui bloque un export

Avant d’exporter, HORAE vérifie que votre logiciel de paie pourra rattacher chaque ligne. L’export attend une correction, et dit laquelle, dans quatre cas :

• un matricule manquant (le logiciel de paie ignorerait ses lignes) ;
• un même matricule donné à deux salariés ;
• un élément obligatoire sans code : donnez un code, ou choisissez « Ne pas exporter » ;
• rien à exporter pour ce mois avec ces choix.

Le reste est seulement « À vérifier » : un mois pas encore validé, des chiffres modifiés depuis la validation, des journées encore à régulariser, des semaines encore à examiner ou modifiées depuis votre décision.

Rouvrir un mois validé

Dans « Validation du mois », touchez « 🔓 Dévalider le mois » et donnez un « Motif (obligatoire) ». Le mois redevient modifiable, le salarié est prévenu ; pensez à le revalider ensuite. Une absence déclarée après la validation est signalée « chiffres modifiés depuis la validation ».

Un salarié qui part

Validez son dernier mois et exportez-le comme les autres : l’export le signale « a quitté l’entreprise ». Puis désactivez son compte dans « Salariés » (voir Compte et réglages). Son historique est gardé.

Les données d’un salarié

Dans « Salariés », touchez « Compte » sur sa ligne, puis « Ses données » : « 📦 Télécharger ses données (.zip) », ou « ✉️ Envoyer au salarié » un lien valable 7 jours. Il ouvre la page « Tes données HORAE » et touche « Télécharger mes données ».

Les heures, le planning et les absences sont gardés 5 ans ; la position exacte d’un pointage, 60 jours au plus. Chaque salarié lit ces durées dans « Mes données ».

Partie 4Questions fréquentes sur la paie

Voir aussi

• Relevés d’heures et signature
• Le relevé d’heures et la paie, en bref
• Heures et législation
• La preuve des heures
• Démarrer avec HORAE en vidéo
• Toute l’aide